不動産会社の業務効率化を進める方法は？ ムダの削減と接客に時間を回す3つのステップ
「毎日、物件入力とポータルの広告作成だけで一日が終わってしまう」「事務作業ばかりで、外回りや追客にまわせる時間がほとんど残らない…」そんなもどかしさを抱えている方も多いのではないでしょうか？
人手不足が進む不動産業界では、「業務効率化」はただの時短ではありません。会社が生き残り、売上を伸ばすための大切な時間の投資です。
しかし、あわててシステムを導入しても、現場でうまく使われず、かえって混乱してしまう例はめずらしくありません。成功のポイントは、華やかなツール選びよりも先に「現場のどこにムダが潜んでいるのか」を見極めることにあります。
この記事では、多くの不動産会社が見落としがちな「業務のボトルネック」を洗い出し、ムダを減らして「反響対応」や「接客」といった本来やるべき業務に時間を戻すための手順を解説していきます。
不動産業界が抱える業務課題とは？
なぜ今、多くの不動産会社が「業務効率化」に本腰を入れ始めているのでしょうか。
その背景には、不動産業界全体が抱えている3つの構造的な課題があります。
課題① 人手不足
もっとも深刻なのが、慢性的な人手不足です。
少子高齢化による労働人口の減少に加え、不動産業界は「長時間労働」「休みが取りにくい」といった印象を持たれやすく、採用の難しさが年々増しています。
「ようやく若手を採用しても、入力作業ばかりで早く辞めてしまう」「ベテラン社員が高齢化し、引き継ぐ人がいない」こうした声は、多くの経営者に共通する悩みと言えます。
限られた人数で成果を出し続けるには、これまでの人海戦術に頼るやり方を見直す必要があるのです。
課題② 業務量の多さ
不動産の実務は、想像以上に幅広いものです。
物件情報の収集や入力、写真撮影、ポータルサイトへの出稿、図面作成、内見対応、契約書類の作成、オーナーへの報告など、日々の業務は途切れません。そのうえ、お客様からの問い合わせにはスピード対応が求められています。
とくに現場を疲弊させているのが、「同じ情報を何度も入力する」二度手間、三度手間です。
ポータルサイトや自社HP、チラシなど媒体が増えるほど、手作業での転記が重なり、時間はいくらあっても足りなくなってしまいます。
課題③ IT化の遅れ
ほかの業界と比べると、不動産業界にはアナログな慣習が今も残っています。
空室確認は電話、図面はFAX、契約は対面でのハンコという流れが当たり前になっている会社も少なくありません。
こうした商習慣は情報のデジタル化を妨げ、業務スピードを下げる原因になっています。
紙の図面を見ながら一つずつ入力する作業がボトルネックとなり、本来力を入れるべき接客や追客の時間を削っているのが現状です。
不動産業界が業務効率化に取り組むメリットは？
こうした課題を乗り越えるために業務効率化（DX）を進めることは、現場の負担を軽くするだけではありません。
経営の安定や成長にも、はっきりとした効果をもたらすのです。
メリット① 時間や金銭的なコストを削減できる
業務効率化の最大のメリットは、コストを適正化できる点にあります。
単純作業を自動化すれば残業時間が減り、人件費の抑制につながります。さらに、ペーパーレス化によって印刷代や郵送費を抑え、電子契約では印紙代の節約も可能です。
また、少ない人数でも業務を回せるようになるため、採用コストが膨らみにくくなるという利点も期待できるでしょう。
メリット② 生産性が向上する
「人がやらなくていい作業」をシステムに任せれば、スタッフは人にしかできない高付加価値の業務に集中できます。
たとえば、丁寧な追客メールの作成や提案資料の準備、オーナー訪問などがそれにあたります。
同じ労働時間でも、事務作業ではなく「売上につながる活動」に時間を使えるようになるため、スタッフ1人あたりの生産性は確実に上がっていくのです。
メリット③ 業務の標準化・属人化の防止につながる
アナログな環境では、「この物件の詳細は〇〇さんしか知らない」「契約書の作り方はベテランの感覚」といった属人化が起こりがちです。
しかし、システムで情報を一元管理できれば、誰でも同じ情報にアクセスでき、業務の品質をそろえられます。
担当者が不在でもスムーズに対応できるほか、新人が即戦力として動きやすくなるという効果もあり、組織としての強さが増していきます。
メリット④ 離職率の改善が期待できる
働きやすい環境が整うと、従業員満足度（ES）は大きく向上します。
「毎日終電まで入力作業に追われる職場」と、「定時で帰れて、お客様への提案に集中できる職場」では、どちらが定着しやすいかは明らかです。
効率化を進めて働き方改革を実現すれば、優秀な人材が長く活躍でき、離職によるノウハウ流出や再採用の負担も防げるようになります。
まずはどこから？ 不動産会社でムダが生まれやすい5つの業務
「メリットはわかったけれど、どこから手をつければいいのか見当がつかない」そんな方は、最初に自社の業務フローを見返してみてください。
とくに次の5つの業務には「お金を生まないムダな時間」がたまりやすい傾向があります。
① 広告作成・ポータル掲載業務｜同じ物件を何度も入力していない？
営業の時間をもっとも奪っているのが、「すでにある情報を媒体ごとに打ち直す」作業です。
不動産集客・営業ツールを使っていても、
- ポータルごとに入力画面が違う
- 必須項目が増え続ける
こうした理由から、「同じ物件を何度もコピー＆ペーストする」状態から抜けられない会社は少なくありません。
たとえば、「自社サイト」「Aポータル」「Bポータル」の3つに掲載するだけでも、住所や家賃、間取りなどを3回入力していないでしょうか。
さらに、サイトごとに推奨サイズが違う画像を登録し直すこともあり、気付けば多くの時間が吸い取られています。
システムを導入しても忙しさが変わらない背景には、「入力の元データがバラバラ」「不動産業務支援システムとポータルの連携が弱い」といった事情があります。
本来は、人が手を動かさなくても終わらせられる作業と言えるため、早めに見直しを考えておきましょう。
② 新規物件のデータ化｜紙の図面を見ての「手入力」に疲れていない？
①が「コピー作業」のムダなら、こちらは「ゼロから文字を起こす」ムダです。
元付業者から届くマイソク（販売図面）を見ながら、住所や面積、設備条件を一文字ずつ手入力する作業は、時間も体力も奪われます。撮影した写真を一枚ずつアップロードし、コメントを考える作業も続きます。
しかし、この分野は不動産業務支援システムの中でもとくに進化しており、紙やPDFの図面を読み込むだけで項目が自動入力される「AI読み取り」が一般的になりつつあります。
手入力に追われている場合は、ツールの活用を検討してみるのもよいかもしれません。
③ 顧客対応・内見調整｜電話とメールで一日が終わっていない？
問い合わせが増えるほど、内見調整の業務量も比例して増えていきます。
お客様とオーナー、両方の予定を確認しながら、メールや電話で何度も調整した経験をお持ちの方は多いはずです。
つぎのようなラリーを、日々繰り返していませんか？
【アナログな調整フロー】
- お客様から問い合わせ
- 営業：「内見はいつがいいですか？」（電話がつながらずメール）
- お客様：「週末がいいです」（数時間後に返信）
- 営業：「土曜の10時はどうですか？」（オーナーに確認してから返信）
- お客様：「その時間はダメです」
- （ふり出しに戻る）……
物件ごとに発生するこのラリーは、カレンダー予約機能やチャットボットの活用により、「候補日時から選んでもらう」方式に変えるだけで大幅に減らせます。やり取りの負担を減らす工夫が必要です。
④ 書類作成・契約手続き｜紙とハンコ文化は残っていない？
重要事項説明書や売買契約書などは入力項目が多く、毎回ゼロから作るのは効率的とは言えません。
2022年の宅地建物取引業法改正により、不動産業界でも電子契約が使えるようになりました。
郵送の手間や印紙代のコストを減らせるうえ、来店の必要がなくなるという点でお客様にとっても大きなメリットがあります。
参考：国土交通省 ITを活用した重要事項説明及び書面の電子化について
⑤ 社内連携・情報共有｜「誰がどこまで対応したか分からない」問題
不動産売買や賃貸の営業では、複数のスタッフが一人のお客さまに関わる場面が増えています。
そのため「あの案件、どうなった？」と店長が確認しないと状況がつかめない状態は危険と言えます。
また、担当者が休みの日に問い合わせが来た際、「担当ではないのでわかりません」と答えてしまうと、せっかくのチャンスを逃してしまうおそれがあります。
このようなトラブルを防ぐには「誰が、いつ、どの物件で、どんな話をしたのか」をすぐに確認できる仕組みが欠かせません。
顧客情報は「個人の持ち物」ではなく、会社の資産として一元管理していく必要があります。
不動産会社の業務効率化を成功させる3ステップ
いきなり不動産業務支援システムの比較から始めてしまうと、「どれも良さそうに見えて決めきれない」という状況に陥りやすいものです。
そこで、まずは次の3つのステップで考えを整理してみてください。
STEP1｜現場の業務を「棚卸し」して、負担の正体を見つける
効率化の出発点は、現状を正しく知ることにあります。
「時間」だけでなく、現場が抱えている負担の種類をすべて書き出してみましょう。
棚卸の方法
一日の業務をリストアップし、それぞれが
- 単純作業なのか、思考が必要なのか
- 精神的なストレスを伴うか
といった点を添えて整理します。
ポイント
- 時間は短いのに、頻繁に中断されて集中できない（例：電話対応）
- 時間はかからないが、間違えると致命的で神経を使う（例：重説作成）
こうした「時間以外のコスト」も見落とさないことが重要です。
STEP2｜「解決したい経営課題」に合わせて、着手する業務を決める
STEP1で書き出した業務のうち、何をシステムに任せるべきか。
これは、会社として今いちばん解決したい課題によって変わってきます。
以下の表を参考にしながら、自社の最優先課題と照らし合わせて、着手すべき業務を選んでください。
| 今の最優先課題 | システム導入の目的 | 最初に効率化すべき業務 |
|---|---|---|
|
「残業を減らしたい」 「人が辞めない環境にしたい」 |
時間削減 （単純作業の自動化） |
◎ 広告作成・ポータル掲載 ◎ 物件入力・画像登録 |
|
「売上を伸ばしたい」 「反響を取りこぼしたくない」 |
反響・成約UP （スピード・質向上） |
◎ 顧客対応・内見調整 ◎ 情報共有・追客管理 |
|
「トラブルを防ぎたい」 「コンプラを強化したい」 |
ミス・属人化削減 （正確性の担保） |
◎ 書類作成・契約手続き ◎ 情報共有・追客管理 |
多くの中小不動産会社では、まず「時間削減（入力業務の自動化）」から取りかかるケースが目立ちます。
ここで時間を生み出せなければ、新しい追客施策や丁寧な接客に労力をまわせないため、この判断は理にかなっていると言えます。
STEP3｜ツール選定のポイントは「現場が使いこなせるか」
目的と優先度が整理できたら、ようやく不動産営業ツールや不動産業務支援システムの選定に進みます。このとき大切なのは、機能の多さだけで判断しないことです。
次の3つをチェックしましょう。
- 不動産業界に特化しているか
（不動産売買営業や賃貸営業で必要な機能が、最初からそろっているかどうか） - 現場が直感的に使える画面になっているか
（ITが得意でないスタッフでも、数回の研修で操作できるか） - サポート体制は十分か
（導入後に困ったとき、すぐ相談できるかどうか）
とくに初めてツールを導入する会社では、「全部入りの大規模システム」よりも、必要な機能にしぼった不動産営業支援SaaSのほうが扱いやすい傾向があります。
結果として、現場がきちんと使いこなせるため、導入効果が出やすいと言えます。
不動産業務の効率化でやりがちな失敗と対策
システム導入でつまずく会社には、いくつか共通のパターンがあります。
「せっかく投資したのに、誰も使ってくれない」という事態を避けるためにも、よくある失敗と、その場でできる対策を知っておきましょう。
失敗① ツールを入れただけで満足し、運用ルールが決まっていない
「便利なものを導入したから、あとは自由に使ってほしい」このスタンスはとても危険です。
使う人によって入力方法がばらつき、データが混ざり合ってしまうと、確認の手間が逆に増えてしまいます。時間を短縮するどころか、管理が大変になるケースさえあるのです。
【対策】「いつ・誰が・どう使うか」を最初に決める
導入前に、最低限つぎのルールをおさえておきましょう。
- 誰が（例：物件入力は事務スタッフの〇〇さん）
- いつ（例：毎朝10時までに新着情報を更新する）
- どうなったら（例：反響が来たら10分以内に自動メールの設定を確認する）
この3つが決まっているだけで、現場の混乱は大きく減らせます。
失敗② 「安さ」だけで選び、結局使い物にならない
「無料のツールでなんとかならないか」と考えたくなる気持ちはよくわかります。
しかし、汎用的な無料ツールにはサポートがついていないことが多く、トラブルが起きたときに業務が止まるおそれがあります。
さらに、不動産ならではのルール（レインズへの対応やポータルとの連動など）に対応していないケースもめずらしくありません。
【対策】「コスト」ではなく、「安心と時間を買う投資」と考える
業務の基盤になるシステムは、金額だけで決めないことが大切です。
選ぶときは、つぎの基準を確認してみてください。
- 不動産実務に特化した機能があるか
- トラブル時にすぐ相談できるサポート体制があるか（電話対応など）
これらを満たしているシステムほど、導入後の安心感が違ってきます。
反響を増やしながら業務効率化するには？ システム導入後の成功事例
ここまでのポイントを踏まえて、自社に合ったシステムをうまく導入できた場合、現場はどのように変わるのでしょうか。
ここでは、実際に「みらいえ」を導入いただいた企業様の事例をご紹介します。
事例① ポータル出稿時間を7割削減し、営業活動に集中
こちらの企業様では、多くのポータルサイトに物件を出稿する作業に長い時間が必要で、その分、営業活動にまわせる時間が削られていました。
しかし、みらいえ導入後は、ポータルとの高い連動率と入力サポート機能が働き、出稿にかかる時間を7割以上削減することに成功しています。
「削減できた労力を、人にしかできない仕事に集中して使えるようになった」という声もいただいており、現場の負担が大きく軽くなった事例です。
事例② 物件管理を一元化し、業務効率が約2倍に
複数のポータルサイトにくわえ、自社ホームページ（3サイト）も運営していたため、以前はそれぞれの管理画面に物件情報を手入力する必要がありました。
同じ内容を何度も入力する「二度手間」がつきまとい、スタッフの業務時間を圧迫していたのです。
みらいえ導入後は、システムに入力した情報が各媒体へ自動で連動するようになり、更新作業が一元化されました。
その結果、物件管理の業務効率が導入前の約2倍に向上しています。浮いた時間で掲載物件数を増やせたことで、反響獲得のチャンスも広がりました。
効率化が売上への貢献にもつながった好例と言えます。
事例③ HP反響数が1.5倍、入力の「二度打ち」をゼロへ
株式会社ドリームハウス 様
以前は、ポータルサイトへの二度打ち作業が常態化し、営業活動に十分な時間を割けない状況が続いていました。
また、既存の仕組みでは運用面で工夫しづらく、自社サイトの反響を伸ばす点でも課題を感じていました。
そこで、コストをおさえながら充実したホームページを構築できる点と、Salesforce（セールスフォース）とスムーズに連携できる点を評価し、みらいえを導入いただきました。
導入後は二度打ち作業が解消され、物件管理を一元化しています。
その結果、自社サイトの反響数は昨年比1.5倍に増え、営業の質が高まったことで成約率の向上にもつながった事例です。
さいごに
業務効率化は、一気に進むものではありません。しかし、最初の一歩を踏み出さない限り、いま抱えている忙しさはいつまでも変わらないままです。
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